Privacyverklaring Limé Medicolegal

 

1. Inleiding

Lime Medicolegal hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van cliënten, opdrachtgevers en andere betrokkenen.

Wij verrichten medische onderzoeken en stellen medische rapportages op in opdracht van onder andere bedrijfsartsen, werkgevers, medisch adviseurs, letselschadebureaus en verzekeraars.

Bij deze werkzaamheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken, waaronder medische gegevens. Wij behandelen deze gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om ze te beschermen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt, hoe wij met deze gegevens omgaan, welke systemen wij gebruiken en welke rechten u heeft.

2. Wie zijn wij?

Lime Medicolegal is de organisatie waarmee u contact heeft wanneer u gebruikmaakt van onze dienstverlening of wanneer wij in het kader van een opdracht persoonsgegevens verwerken.

Organisatie: Lime Medicolegal
E-mailadres: info@limemedicolegal.com
Adres: [adres invullen]
Website: www.limemedicolegal.com

Afhankelijk van de aard van onze werkzaamheden en de gemaakte afspraken bepalen wij zelfstandig de doeleinden en middelen van een verwerking, of verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een andere organisatie. Onze rol wordt per verwerking beoordeeld.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de aard van onze dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, adres en gegevens die noodzakelijk zijn voor identificatie.
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
• Aanmeld- en afspraakgegevens: gegevens over aanmeldingen, afspraken en de uitvoering van medische onderzoeken.
• Medische gegevens: gezondheidsgegevens en andere relevante medische informatie die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onderzoeken en het opstellen van rapportages.
• Rapportagegegevens: gegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen, beheren en rechtmatig verstrekken van medische rapportages.
• Dossiergegevens: gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanleggen, bijhouden en beheren van elektronische patiëntendossiers.
• Gegevens van opdrachtgevers: namen, zakelijke contactgegevens en informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van opdrachten.
• Correspondentiegegevens: informatie die u met ons deelt via e-mail, onze website, telefonisch contact of per post.
• Klacht- en feedbackgegevens: gegevens die u verstrekt bij het indienen en behandelen van een klacht, opmerking of verzoek.
• Technische gegevens: gegevens over het gebruik van onze website, voor zover deze door de website of gebruikte diensten worden verzameld.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en waarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Voor medische gegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.

4. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren ontvangen:

• Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een online aanmelding, contactformulier, e-mail, telefonisch contact of post.
• Van opdrachtgevers, zoals bedrijfsartsen, werkgevers, medisch adviseurs, letselschadebureaus en verzekeraars.
• Van andere betrokken partijen, wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, informeren wij u hierover voor zover dit wettelijk verplicht is.

5. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Lime Medicolegal verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het ontvangen, registreren en verwerken van online en schriftelijke aanmeldingen.
• Het voorbereiden, plannen en uitvoeren van medische onderzoeken.
• Het aanleggen, bijhouden en beheren van elektronische patiëntendossiers.
• Het vastleggen en beheren van relevante medische gegevens en onderzoeksbevindingen.
• Het opstellen, beheren en rechtmatig verstrekken van medische rapportages.
• Het uitvoeren en administratief afhandelen van opdrachten.
• Het onderhouden van contact met cliënten, opdrachtgevers en andere betrokkenen.
• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier en andere communicatiekanalen.
• Het behandelen en afhandelen van klachten en opmerkingen overeenkomstig onze klachtenprocedure.
• Het voeren van een noodzakelijke administratie.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Het beveiligen, onderhouden en verbeteren van onze bedrijfsprocessen en website.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het betreffende doel en daarvoor een toepasselijke wettelijke grondslag bestaat.

6. Wettelijke grondslag voor de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een of meer toepasselijke grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de aard en het doel van de verwerking.

Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• De uitvoering van een overeenkomst of het treffen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Een gerechtvaardigd belang, voor zover de verwerking aan de wettelijke voorwaarden voldoet.
• Toestemming, wanneer dit de toepasselijke grondslag is.

Voor medische gegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden, omdat gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens zijn. Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor zowel een geldige grondslag als een toepasselijke uitzondering op het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken bestaat.

Toestemming wordt niet automatisch als grondslag gebruikt wanneer een andere wettelijke grondslag van toepassing is.

7. Medische onderzoeken, patiëntendossiers en rapportages

Voor het uitvoeren van medische onderzoeken en het opstellen van medische rapportages kunnen wij gezondheidsgegevens verwerken. Deze gegevens genieten extra bescherming onder de AVG en kunnen tevens vallen onder een toepasselijke medische geheimhoudingsplicht.

Lime Medicolegal maakt gebruik van het BCS Dossiermanagementsysteem als elektronisch patiëntendossier (EPD) voor het vastleggen, registreren, beheren en bewaren van gegevens die betrekking hebben op onze medische dienstverlening.

In dit systeem kunnen onder meer identificatiegegevens, medische gegevens, onderzoeksbevindingen, dossiergegevens en gegevens die nodig zijn voor het opstellen en beheren van medische rapportages worden opgenomen.

BCS levert de software voor het dossiermanagementsysteem. Lime Medicolegal verwerkt en beheert zelf de gegevens die in het patiëntendossier worden opgenomen en is verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking daarvan, voor zover Lime Medicolegal voor die verwerking als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.

Wij beperken de toegang tot medische gegevens tot personen die daartoe bevoegd zijn en deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Het verstrekken van medische gegevens en rapportages aan opdrachtgevers vindt uitsluitend plaats voor zover dit rechtmatig is, rekening houdend met de aard van de opdracht, de rol van de betrokken partijen, eventuele toestemmingsvereisten en toepasselijke wettelijke verplichtingen en geheimhoudingsregels.

Welke gegevens met een opdrachtgever mogen worden gedeeld, hangt af van de specifieke opdracht en de wettelijke regels die daarop van toepassing zijn.

8. Online aanmeldingen en communicatie

Aanmeldingen voor onze dienstverlening kunnen op de volgende manieren bij Lime Medicolegal binnenkomen:

• Via het online aanmeldformulier op onze website.
• Via e-mail.
• Per post.

Wij gebruiken de ontvangen gegevens om de aanmelding te beoordelen, te registreren en de verdere uitvoering van de opdracht voor te bereiden.

Wanneer aanvullende informatie nodig is, kunnen wij contact opnemen met de betrokkene of de opdrachtgever.

Wij verzoeken u om medische gegevens en andere gevoelige informatie uitsluitend via de daarvoor bestemde, passende beveiligde kanalen te versturen.

9. Beveiligde communicatie via ZIVVER

Lime Medicolegal maakt gebruik van ZIVVER voor de beveiligde uitwisseling van vertrouwelijke informatie.

Afhankelijk van de inrichting van onze dienstverlening wordt ZIVVER gebruikt voor de beveiligde verzending van berichten en bijlagen en voor de toegang tot een beveiligde online omgeving.

Wij gebruiken ZIVVER om vertrouwelijke informatie, waaronder persoonsgegevens en waar nodig medische gegevens, op een passende manier te kunnen uitwisselen.

Het gebruik van ZIVVER vormt een onderdeel van onze beveiligingsmaatregelen. Dit neemt niet weg dat Lime Medicolegal en eventuele andere betrokken organisaties verantwoordelijk blijven voor de naleving van de privacyregels binnen hun eigen rol.

10. Gebruik van BCS Dossiermanagementsysteem

Voor de dossiervorming en het beheer van elektronische patiëntendossiers maakt Lime Medicolegal gebruik van het BCS Dossiermanagementsysteem.

BCS levert de software waarmee Lime Medicolegal de elektronische patiëntendossiers kan bijhouden. Lime Medicolegal verwerkt en beheert zelf de gegevens die in deze dossiers worden opgenomen.

De gegevens worden in het systeem verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, waaronder het vastleggen en beheren van medische gegevens, onderzoeksbevindingen en rapportages.

Wij zorgen ervoor dat de toegang tot patiëntendossiers wordt beperkt tot bevoegde personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te beschermen.

De precieze rol van BCS bij de verwerking van persoonsgegevens is afhankelijk van de feitelijke inrichting van de software, eventuele hosting- en ondersteuningsdiensten en de gemaakte afspraken. Voor zover BCS bij deze werkzaamheden persoonsgegevens namens Lime Medicolegal verwerkt, worden passende afspraken gemaakt over de bescherming van deze gegevens en de naleving van de toepasselijke privacywetgeving.

11. Contactformulier

Wanneer u via het contactformulier op onze website contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u invult om uw vraag, verzoek of bericht te behandelen.

Wij verzoeken u om via het algemene contactformulier geen medische gegevens of andere bijzonder gevoelige informatie te versturen, tenzij dit noodzakelijk is en het formulier daarvoor uitdrukkelijk geschikt en passend beveiligd is.

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de afhandeling van uw bericht en eventuele daaruit voortvloeiende verplichtingen.

12. Klachten en opmerkingen

Lime Medicolegal biedt de mogelijkheid om klachten en opmerkingen in te dienen.

De persoonsgegevens die u hierbij verstrekt, worden gebruikt voor de registratie, beoordeling, behandeling en afhandeling van uw klacht of opmerking, overeenkomstig onze klachtenprocedure.

Wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is, kunnen relevante gegevens worden gedeeld met personen of organisaties die bevoegd en betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.

Klachten worden vertrouwelijk behandeld. De gegevens worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke bewaartermijnen en wettelijke verplichtingen.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Lime Medicolegal verstrekt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.

Afhankelijk van de aard van de opdracht kunnen gegevens worden gedeeld met opdrachtgevers en andere betrokken partijen, voor zover daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en eventuele geheimhoudingsverplichtingen en toestemmingsvereisten worden nageleefd.

Daarnaast kunnen wij gebruikmaken van dienstverleners die ons ondersteunen bij bijvoorbeeld:

• Websitehosting en technisch beheer.
• Beveiligde communicatie via ZIVVER.
• Het leveren van software voor het elektronische patiëntendossier via BCS.
• Administratieve en ondersteunende processen.

BCS levert de software voor ons elektronische patiëntendossier. Lime Medicolegal verwerkt en beheert zelf de gegevens die in het dossier worden opgenomen.

De rol van BCS bij de verwerking van persoonsgegevens wordt bepaald aan de hand van de feitelijke werkzaamheden, de inrichting van het systeem en de gemaakte afspraken. Voor zover BCS namens Lime Medicolegal persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist afspraken over de verwerking en bescherming van deze gegevens.

Het verstrekken van gegevens aan een andere organisatie betekent niet automatisch dat deze organisatie een verwerker is. De rol van iedere partij wordt bepaald aan de hand van de feitelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een partij buiten de Europese Economische Ruimte (EER), gebeurt dit uitsluitend wanneer aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

Of een dergelijke doorgifte plaatsvindt, hangt af van de gebruikte systemen, dienstverleners en de inrichting van onze dienstverlening.

15. Bewaartermijnen

Lime Medicolegal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Voor medische dossiers, rapportages, aanmeldingen, correspondentie en klachtgegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

Voor gegevens die zijn opgenomen in het elektronische patiëntendossier gelden de bewaartermijnen die van toepassing zijn op de betreffende gegevens en de aard van de dienstverlening. Daarbij houden wij rekening met eventuele wettelijke dossier- en bewaarplichten.

De toepasselijke bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking, de rol van Lime Medicolegal en de relevante wettelijke verplichtingen.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden voor verdere bewaring bestaat, worden deze verwijderd of op een passende wijze geanonimiseerd.

16. Beveiliging en ISO 9001-certificering

Lime Medicolegal is ISO 9001-gecertificeerd. Deze norm richt zich op kwaliteitsmanagement en het bewaken en continu verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening en bedrijfsprocessen.

Wij hechten daarnaast grote waarde aan de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens, in het bijzonder medische gegevens.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s die bij de verwerking horen.

De toegang tot het BCS Dossiermanagementsysteem en de daarin opgenomen patiëntendossiers wordt beperkt tot bevoegde personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Ook bij het gebruik van ZIVVER voor beveiligde communicatie besteden wij aandacht aan de bescherming van vertrouwelijke informatie.

De ISO 9001-certificering heeft betrekking op kwaliteitsmanagement en vormt op zichzelf geen garantie dat iedere verwerking automatisch aan alle vereisten van de AVG voldoet.

17. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Welke cookies worden gebruikt, hangt af van de technische inrichting van de website en de diensten die daarop worden aangeboden.

Voor cookies waarvoor toestemming wettelijk vereist is, vragen wij vooraf toestemming. Meer informatie over het gebruik van cookies en het beheren van uw voorkeuren vindt u in onze cookie-instellingen en, indien beschikbaar, ons afzonderlijke cookiebeleid.

18. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wetgeving, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt onder meer verzoeken om:

• Inzage in uw persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van persoonsgegevens, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
• Beperking van de verwerking.
• Overdracht van gegevens, wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Niet ieder verzoek kan in alle gevallen worden ingewilligd. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten, dossierverplichtingen, rechten van anderen of andere wettelijke bepalingen beperkingen opleveren.

Wanneer uw persoonsgegevens zijn opgenomen in een elektronisch patiëntendossier, kunt u uw verzoek richten aan Lime Medicolegal. Wij beoordelen het verzoek aan de hand van de toepasselijke wettelijke regels en de rol die wij bij de betreffende verwerking vervullen.

U kunt een verzoek indienen via info@limemedicolegal.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen wanneer dit noodzakelijk is om uw gegevens te beschermen.

Wij behandelen uw verzoek binnen de toepasselijke wettelijke termijn.

19. Klachten over privacy

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop Lime Medicolegal met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u contact met ons opnemen via info@limemedicolegal.com.

Wij proberen uw vragen of klachten zorgvuldig te behandelen en waar mogelijk samen met u tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet volgens de toepasselijke privacywetgeving worden verwerkt.

Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

20. Geautomatiseerde besluitvorming

Lime Medicolegal neemt, voor zover van toepassing, geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.